Apa Itu Event

pengertian event adalah kegiatan yang dilakukan untuk memperingati atau merayakan sesuatu yang dianggap penting. Hal yang penting tersebut bisa berkaitan dengan individu, kelompok, tradisi maupun agama tertentu. Dapat dikatakan bahwa event merupakan peristiwa yang bersifat istimewa dan terbuka yang diselenggarakan pada waktu tertentu. Disebut istimewa karena hal yang diperingati atau dirayakan merupakan sesuatu yang unik, penting dan tidak terjadi setiap hari. Sedangkan event disebut bersifat terbuka karena mengundang orang lain untuk bergabung mengikuti sekaligus menikmati jalannya kegiatan. Selanjutnya, definisi event juga mengarah pada ritual maupun pertunjukan khusus yang sudah direncanakan dengan matang. Setiap event yang terselenggara pasti tidak ada yang mendadak sebab banyak komponen yang dibutuhkan sehingga harus melibatkan banyak pihak.

Tujuan-Event Segala sesuatu pasti dilakukan dengan tujuan sebagai motivasinya, begitupun juga dengan penyelenggaraan event. Adapun beberapa tujuan dari event adalah: Memperingati kejadian penting yang menyangkut pribadi maupun kelompok Merayakan hari yang membahagiakan Memberikan penghormatan kepada pihak tertentu atas sesuatu yang pernah dilakukan Memberitahukan kepada orang lain bahwa ada sesuatu yang spesial Mengajak orang lain untuk ikut serta dalam kegiatan yang diselenggarakan sekaligus berbagi kebahagiaan Mempertemukan sekelompok orang yang terlibat dalam project tertentu Mengumpulkan orang-orang untuk mengikuti apa yang diharapkan oleh penyelenggara kegiatan Membuat tanggal khusus menjadi lebih meriah Memberikan edukasi kepada masyarakat luas mengenai isu-isu tertentu yang menarik Memperkenalkan budaya, adat dan tradisi dari daerah tertentu kepada masyarakat Mengenang sesuatu yang berharga, penting maupun membekas di masa lampau Mendatangkan orang lain baik dalam jumlah sedikit maupun banyak untuk merasakan sebuah pengalaman yang menarik atau memperoleh informasi yang penting Intinya, event diadakan dengan tujuan yang beragam tergantung dari pihak yang mengadakan kegiatan tersebut. Nantinya, tujuan pengadaan event akan menentukan jenis event seperti apa yang cocok untuk dipilih. Jenis-Jenis Event Event terbagi menjadi beberapa jenis yang memiliki ciri khas masing-masing. Adapun pembeda jenis event adalah skala dan kegunaannya. Jenis event yang berdasarkan skala merujuk pada kapasitas orang yang diundang atau bisa ditampung dalam kegiatan tersebut. Sedangkan jenis berdasarkan kegunaannya merupakan kegiatan yang diselenggarakan karena adanya kepentingan khusus. Jenis Event Berdasarkan Skalanya 1. Mini Event Mini-Event Jenis yang pertama adalah mini event yang kegiatannya melibatkan kurang dari seratus ribu orang. Karena memiliki pengunjung yang tergolong sedikit, dampak dari mini event hanya sebatas lokal tidak sampai nasional. Biasanya, mini event diselenggarakan di area khusus dan beberapa cenderung bersifat eksklusif karena orang yang diundang sangat terbatas. Waktu penyelenggaraan mini event fleksibel dan tergantung pada pihak penyelenggaranya. 2. Medium Event Medium-Event Pengertian medium event adalah suatu kegiatan yang dihadiri antara seratus ribu hingga satu juta orang. Event yang melibatkan banyak pengunjung ini memiliki dampak secara nasional, tidak lagi lokal. Medium event membutuhkan area yang lebih luas sebagai tempat diselenggarakannya acara. Tidak seperti mini event, jenis medium event jarang yang bersifat eksklusif karena umumnya lebih terbuka. Waktu penyelenggaraannya pun tidak menentu. 3. Mega Event Mega-Event Selanjutnya adalah mega event yang kapasitas pengunjungnya lebih dari satu juta orang. Jika mini dan medium event umumnya masih dalam cakupan dalam negeri, berbeda halnya dengan mega event yang sudah meluas ke skala internasional. Biasanya, mega event melibatkan minimal 5 negara dan diselenggarakan dalam waktu yang cenderung lama. Selain itu, jenis mega event membutuhkan tempat yang besar bahkan terkadang lebih dari satu titik. Jenis Event Berdasarkan Kegunaannya 1. Personal Event Personal-Event Jenis personal event merupakan kegiatan yang cenderung sederhana dan hanya melibatkan keluarga serta teman dekat. Hal tersebut karena personal event bertujuan untuk merayakan momen penting yang berkaitan dengan individu, misalnya ulang tahun dan pernikahan. Perayaan pribadi semacam ini cenderung eksklusif karena pihak penyelenggara terkadang lebih mengutamakan kedekatan dan kehangatan dibanding keramaian orang. Namun, beberapa personal event juga bersifat lebih terbuka dan mengundang orang lain di luar circle keluarga dan teman dekat. 2. Leisure Event Leisure-Event Definisi leisure event adalah kegiatan yang berhubungan dengan unsur olahraga dan pertandingan. Pada umumnya, setiap leisure event melibatkan beberapa peserta dan memiliki banyak orang yang menonton. Bentuk penyelenggaraan leisure event sangat bervariasi karena tergantung jenis olahraga atau kegiatan apa yang dipertandingkan. Pengunjung yang datang biasanya adalah mereka yang tertarik dan memang menjadikan olahraga tersebut sebagai hobi. Dari segi keuntungan, leisure event cukup banyak menghasilkan uang. Terlebih lagi kalau kegiatan yang dilombakan sangat bergengsi, misalnya sepak bola dan balap mobil skala internasional. 3. Cultural Event Cultural-Event Selanjutnya adalah cultural event yang kegiatannya berhubungan dengan keagamaan, tradisi, upacara adat maupun kegiatan lain yang memiliki nilai kebudayaan yang tinggi. Cultural event atau kegiatan kebudayaan diselenggarakan demi kepentingan melestarikan budaya sehingga tetap hidup dan dikenal oleh masyarakat. Jenis cultural event dapat bersifat lokal yang artinya hanya melibatkan kebudayaan di daerah tertentu. Selain itu, cultural event juga bersifat lebih umum karena menampilkan kebudayaan dari berbagai daerah. 4. Organizational Event Organizational-Event Pengertian organizational event adalah suatu kegiatan yang terselenggara demi kepentingan organisasi tertentu. Sebagai contoh, perusahaan elektronik yang mengadakan event pameran elektronik berupa produk yang mereka buat sendiri. Event semacam ini memang memiliki tujuan khusus, misalnya pameran elektronik tadi yang bertujuan untuk mempromosikan produk maupun layanan dan mengajak orang lain untuk membeli. Namun, tujuan khusus tersebut tentu bervariasi tergantung dari organisasi mana yang mengadakan event. Pada umumnya, jenis organizational event melibatkan banyak orang dan memiliki skala yang luas. 5. Open House Open-House Jenis event juga ada yang disebut dengan open house. Adapun pengertian open house merujuk pada acara yang kepentingan utamanya adalah menjalin hubungan dengan sekelompok orang, instansi maupun perusahaan tertentu. Biasanya, pihak yang diundang adalah calon mitra potensial maupun pihak yang memang sudah menjadi mitra sejak lama. Selain sebagai bentuk keramah-tamahan, open house bertujuan untuk menjalin kerjasama baru yang tentunya saling menguntungkan. Bagaimana Sistem Manajemen Event? Pengertian manajemen event adalah mengatur suatu kegiatan secara profesional dan terstruktur dari awal hingga selesai agar tujuan dari kegiatan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh penyelenggara event. Sebenarnya, suatu event dapat diatur secara langsung oleh pemilik kegiatan tersebut tanpa melibatkan pihak luar. Namun, akan sangat repot apabila skala event cukup besar. Oleh sebab itu, terdapat jasa profesional penyelenggara event yang biasa disebut Event Organizer (EO). Dengan adanya EO, kegiatan yang terselenggara akan lebih lancar dan rapi karena memang ada tim khusus yang fokus menangani hal tersebut. Pembagian tugasnya pun sudah jelas sehingga lebih efektif dalam bekerja. Secara umum, tahapan untuk melaksanakan event adalah: 1. Research Research Tahap paling awal adalah research yang bertujuan untuk mengetahui ke arah mana event tersebut akan dibawa. Pertanyaan “5W” wajib digunakan sebagai langkah awal yaitu: Mengapa event ini harus diselenggarakan? Kapan event akan diselenggarakan? Siapa yang menjadi sasaran dari event? Di mana event akan diselenggarakan? Apa saja yang akan ditunjukan/ditampilkan selama event? Setelah itu, lakukan juga analisis SWOT yang meliputi kelemahan, kekuatan, peluang dan ancaman. Hal tersebut penting dalam perencanaan suatu event agar dapat termonitor lebih baik sekaligus mengantisipasi hal tak terduga nantinya. 2. Brainstorming Brainstorming Brainstorming dalam tahap persiapan event adalah berhubungan dengan pengumpulan ide kemudian mendiskusikannya sehingga menghasilkan suatu konsep. Pada tahap ini, pihak yang mengelola acara akan membahas mengenai tema, strategi komunikasi selama event, dekorasi, susunan acara, pengisi acara, hiburan yang ditampilkan, mitra yang dilibatkan dan hal lain yang berkaitan dengan penyelenggaraan event. Planning Planning Selanjutnya adalah planning yang dapat diibaratkan sebagai follow up dari konsep yang dibuat pada tahap research dan brainstorming. Apabila hasil dari kedua tahap sebelumnya sudah mantap dan matang, maka tahap planning akan lebih ringan. Tim akan menentukan waktu, anggaran biaya, tempat dan tempo atau lamanya waktu penyelenggaraan event dari awal sampai selesai. Beberapa hal tersebut harus direncanakan dengan sangat baik karena sangat krusial dalam menentukan bagaimana output event nantinya. Hal lain yang perlu dipastikan dalam tahap ini meliputi kesiapan pengisi acara, penyokong dana apabila membutuhkan donatur, fasilitas dan tamu-tamu penting yang diundang. 2. Coordination Coordination Tahap coordination dalam pelaksanaan event adalah eksekusi atau implementasi dari rencana yang sudah dimatangkan pada tahap sebelumnya. Pihak yang paling mengemban tanggung jawab besar adalah manajer acara. Sebab, akan ada banyak hal yang ditanyakan terkait jalannya acara termasuk solusi apabila muncul kendala. Seorang manajerharus siap, mampu berpikir cepat dan bijak dalam mengambil keputusan. Oleh sebab itu, dalam menyiapkan event perlu merencanakan planning cadangan. 3. Evaluation Evaluation Terakhir adalah tahap evaluasi untuk mengetahui faktor apa saja yang mempengaruhi keberhasilan maupun kegagalan event. Nantinya, hasil evaluasi tersebut akan menjadi bahan acuan dalam penyelenggaraan event lain. Beberapa Contoh Event Beberapa-Contoh-Event Berdasarkan jenis yang sudah disebut sebelumnya, beberapa contoh event adalah sebagai berikut: Mini event contohnya bazar pakaian murah dan karnaval peringatan hari ulang tahun wilayah tertentu Medium event contohnya Pekan Raya Jakarta (PRJ) Mega event contohnya adalah Olimpiade, Piala Dunia dan Konferensi Internasional Personal event contohnya reuni, perayaan ulang tahun dan pernikahan Cultural event contohnya Sekaten, Grebeg Besar dan Penjamasan Pusaka Sunan Kalijaga Leisure event contohnya Formula One, Tour de France dan MotoGP Organizational event contohnya Pameran Dagang Perbankan dan Motor Show Event adalah kegiatan yang membutuhkan perencanaan dan persiapan yang matang. Bahkan perlu adanya pihak khusus yang mengorganisir acara agar berjalan lebih terstruktur dan lancar. Sebab, event bertujuan untuk memperingati, merayakan ataupun menampilkan suatu hal yang penting sehingga tidak boleh asal dan harus ada prosedur yang baik. Semoga Bermanfaat 🙂